Ochrana osobních údajů

Správce osobních údajů:
Městská knihovna Lipník nad Bečvou, příspěvková organizace
IČ 70866341

Ochrana osobních údajů registrovaných čtenářů a uživatelů

1. Knihovna zpracovává osobní údaje uživatele, který je registrovaným čtenářem nebo jeho zákonným zástupcem, na základě registrační smlouvy o poskytování služeb (přihlášky) a v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen Nařízení), o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a návaznou legislativou České republiky.

2. Knihovna zpracovává osobní údaje uživatelů pouze v rozsahu nutném pro zabezpečení právních důvodů zpracování uvedeném v Nařízení, a to v tomto rozsahu:
2.1. Povinné osobní údaje

• identifikační údaje (jméno a příjmení, datum narození) a kontaktní údaje (adresa trvalého bydliště)

• identifikační údaje zákonného zástupce u čtenářů mladších 15 let (jméno, příjmení, datum narození) a kontaktní údaje (adresa trvalého bydliště)

Tyto údaje je žadatel o registraci povinen uvést a strpět jejich zpracování. Knihovna zpracovává výše uvedené osobní údaje při registraci čtenáře a vystavení čtenářského průkazu. Osobní údaje jsou ověřovány podle platného průkazu totožnosti (občanský průkaz, pas, u dítěte do 15 let průkaz totožnosti zákonného zástupce).
Účel zpracování: povinné údaje slouží k evidenci registrovaných čtenářů, kterým knihovna poskytuje knihovnické, informační a další služby. Kontaktní údaje jsou využívány k zasílání informací vztahujícím se k plnění těchto služeb (upomínky, informace o rezervacích). Povinné údaje slouží k zabezpečení knihovního fondu a pro případné vymáhání pohledávek.
Právní důvod: plnění smlouvy (poskytování služeb), oprávněný zájem (ochrana knihovního fondu, vymáhání pohledávek).
2.2. Nepovinné údaje

•  identifikační údaje (tituly)
• kontaktní údaje (kontaktní adresa, telefon, e-mail)
•  údaj o vzdělání
• údaj o povolání

Účel zpracování: nepovinné údaje slouží k lepší komunikaci s registrovanými čtenáři, např. informace o blížícím se konci výpůjční lhůty, rezervace, odkládání dokumentů z volného výběru, informace o akcích knihovny)
Právní důvod: plnění smlouvy (rezervace, odkládání dokumentů z volného výběru), oprávněný zájem (informování o službách a akcích knihovny).
2.3. Služební a statistické údaje

• údaje o výpůjčkách, rezervacích, objednávkách a službách MVS včetně jejich druhu a historie, informace o prodlení
• údaje o využívání počítače
• údaje o návštěvách (fyzických i virtuálních) včetně historie
• údaje o legitimacích
• údaje o přístupech do uživatelského konta
• údaje o provedených peněžitých transakcích
• údaje o vymáhání dluhu

Účel zpracování: evidence poskytovaných knihovních služeb a ochrany knihovního fondu, historie výpůjček slouží i k informování čtenáře, zda-li měl dokumenty v minulosti již vypůjčeny, statistická povinnost knihovny vůči zřizovateli a orgánům státu (NIPOS). Tyto údaje jsou evidovány pouze elektronicky.
Právní důvod: plnění smlouvy (poskytování knihovnických a souvisejících služeb, informace pro čtenáře, účetní evidence), oprávněný zájem (ochrana knihovního fondu, vymáhání pohledávek, výkazy činnosti), plnění právní povinnosti (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 257/2001 Sb., knihovní zákon, zákon č. 89/1995 Sb., o statistické službě)
2.4. Osobní údaje neregistrovaných uživatelů

• jméno a příjmení
• adresa bydliště
• telefonní kontakt
• e-mail
• fotografická dokumentace

Účel zpracování: Osobní údaje neregistrovaných uživatelů (návštěvníci besed, přednášek, vzdělávacích akcí podléhající registraci apod.) jsou zpracovávány z administrativních důvodů, a to pro evidenci účastníků z hlediska sledování obsazenosti akcí a informování účastníků akcí. Fotografická dokumentace je pořizována pouze v rámci realizace kulturních, vzdělávacích a dalších akcí za účelem přiměřené propagace akce a ze zpravodajských a dokumentačních důvodů. Ze záznamů není vytvářená žádná další evidence o fyzických osobách a k zaznamenaným osobám nejsou přiřazovány žádné další osobní údaje. Všichni účastníci akce, ze které je pořizována fotografická dokumentace, jsou viditelně o této skutečnosti vizuálně i verbálně informováni.
Právní důvod: plnění smlouvy (účast na akcích knihovny), oprávněný zájem (plnění úkolů)
2.5. Osobní údaje účastníků akcí pro děti do 15 let podléhající registraci (např. Noc s Andersenem, příměstské tábory)

• jméno a příjmení dítěte
• adresa trvalého bydliště dítěte
• jméno a příjmení zákonného zástupce
• e-mail, telefon zákonného zástupce
• prohlášení o bezinfekčnosti
• jméno osoby, která bude dítě vyzvedávat
• fotografická dokumentace

Účel zpracování: osobní údaje účastníků akcí pro děti do 15 let jsou zpracovávány z důvodu evidence účasti uživatele na těchto akcích. Fotodokumentace je prováděna za účelem přiměřené propagace akce a z důvodu dokumentace akcí.
Právní důvod: plnění smlouvy (účast na akcích knihovny), veřejný zájem (bezinfekčnost)
2.6. Osobní údaje neregistrovaných uživatelů anonymních služeb
U uživatelů anonymních služeb (prezenční výpůjčky, účast na akcích bez registrace, přístup k internetu, k PC, Wi-Fi) nejsou zpracovávány a uchovávány žádné osobní údaje.

3. Registrovaní čtenáři a uživatelé jsou povinni uvádět pravdivé a aktuální osobní údaje a případné změny oznámit bez zbytečného odkladu.

4. Knihovna uchovává povinné i nepovinné údaje registrovaných čtenářů a uživatelů v písemné podobě (registrační smlouva o poskytování služeb – přihláška, žádosti o změnu zpracovávaných osobních údajů, účetní a právní doklady, objednávky MVS) a elektronicky v automatizovaném knihovním systému.
4.1. Písemná dokumentace
Veškerá písemná dokumentace s osobními údaji registrovaných čtenářů a uživatelů je umístěna v uzamykatelných skříňkách, v uzamykatelných prostorách se zabezpečením proti přístupu neoprávněných osob. Přístup k těmto osobním údajům mají pouze zaměstnanci knihovny, kteří s nimi pracují v rámci svých pracovních úkolů.
4.2. Elektronická dokumentace
Osobní údaje registrovaných čtenářů a uživatelů knihovna uchovává v počítačových databázích, které jsou uloženy na serveru. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném k plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců a externí servisní pracovníci a dodavatel knihovního automatizovaného systému na základě zpracovatelské smlouvy. Osobní údaje uživatelů uvedených v bodech 2.2. – 2.5. jsou zpracovávány prostřednictvím kancelářských aplikací MS Word a MS Excel a přístup k těmto údajům mají pouze zaměstnanci knihovny, kteří s nimi pracují v rámci svých pracovních úkolů.
4.3. Fotografická dokumentace z akcí knihovny
Fotografická dokumentace je pořizována pouze v rámci realizace kulturních, vzdělávacích a dalších akcí za účelem přiměřené propagace akce a ze zpravodajských a dokumentačních důvodů. Pokud se akcí zúčastňují děti do 15 let, jsou vždy o souhlas požádání jejich zákonní zástupci. Záznamy jsou uchovávány na technických zařízeních knihovny a jsou zabezpečeny proti přístupu neoprávněných osob. Přístup k těmto údajům mají pouze zaměstnanci knihovny, kteří s nimi pracují v rámci svých pracovních úkolů.

5. Zálohování dat s osobními údaji registrovaných čtenářů a uživatelů
Veškeré osobní údaje registrovaných čtenářů a uživatelů jsou pravidelně zálohovány a uchovávány na archivních médiích vždy k určitému datu. K archivním médiím mají pouze přístup zaměstnanci knihovny, kteří s nimi pracují v rámci svých pracovních úkolů a servisní firma na základě zpracovatelské smlouvy.

6. Knihovna předává osobní údaje třetím osobám pouze tehdy, jestliže tak stanoví právní předpis, v případě ochrany svých práv vůči dlužníkovi nebo jestliže o to požádá registrovaný čtenář ve vztahu ke svým osobním údajům.

7. Doba uchovávání osobních údajů
7.1. Knihovna zpracovává osobní údaje od okamžiku, kdy je registrovaný čtenář nebo uživatel registrován. Osobní údaje jsou zpracovávány v knihovně po dobu trvání členství nebo do vypořádání závazků čtenáře vůči knihovně a uchovávány 1 rok od skončení registrace nebo vypořádání závazků čtenáře vůči knihovně. V případě, že čtenář chce ukončit členství a má vypořádány všechny závazky vůči knihovně, může písemně požádat o ukončení zpracování osobních údajů. Na základě této žádosti provede knihovna likvidaci osobních údajů do 7 dnů od přijetí žádosti. Osobní údaje zaznamenané v písemné podobě knihovna likviduje skartací podle Spisového a skartačního řádu po uplynutí 2 let od ukončení registrace nebo 2 roky od uplynutí od vypořádání závazku čtenáře vůči knihovně, osobní údaje na účetních dokladech po dobu 10 let, osobní údaje v počítačových databázích vymazáním identifikačních údajů (anonymizace). Tyto anonymizované údaje jsou dále využívány ke statistickým účelům.
7.2. Anonymizace osobních údajů představuje odstranění všech identifikačních údajů (jméno a příjmení, adresa bydliště, datum narození, telefon, e-mail) i identifikačních údajů zákonného zástupce v případě registrace dítěte do 15 let z informačního systému takovým způsobem, že není možné na základě ostatních dat zachovaných v informačním systému (historie výpůjček, objednávky, poplatky) identifikovat tato data s konkrétní osobou. Knihovna tato anonymizovaná data uchovává ze statistických důvodů. Anonymizaci knihovna provádí pravidelně každý měsíc, vždy k poslednímu dni kalendářního měsíce.
7.3. Osobní údaje neregistrovaných uživatelů jsou zpravidla uchovávány pouze před a po konání konkrétní události, maximálně však do 30 dnů po ukončení události. V případě registrace na kurzy, vícedenní akce, příměstské tábory apod. je písemná přihláška po skončení akce uložena ve spisovně a následně skartována podle Spisového a skartačního řádu po uplynutí 2 let, elektronická dokumentace je vymazána ihned po skončení akce.
7.4. Fotografická dokumentace je uchovávána na časově neomezenou dobu.

8. Práva uživatelů v oblasti ochrany osobních údajů
8.1. Uživatel má právo být informován o zpracování svých osobních údajů, jejich rozsahu, účelu a doby uchování.
8.2. Uživatel má právo:

• na přístup ke svým osobním údajům a tyto informace získat bezplatně. Veškeré informace o zpracování osobních údajů jsou uživateli bez zbytečných odkladů předány nejpozději do 30 dnů od podání. V případě neoprávněných opakovaných žádostí může být za poskytnutí těchto informací požadována odpovídající finanční úhrada,
• vznést námitku ke zpracování jeho osobních údajů, a to písemně,
• na přesnost a opravu zpracovávaných osobních údajů. Knihovna je povinna na základě písemné žádosti a ověření jeho totožnosti provést okamžitou úpravu zpracovávaných osobních údajů uživatele,
• na informaci, zda jsou jeho osobní údaje předávány dalším zpracovatelům osobních údajů nebo zda jsou předávány do zahraničí,
• na výmaz (právo být zapomenut) a kdykoliv může požádat o ukončení zpracování jeho osobních údajů,
• na informaci o evidenci a zpracování jeho osobních údajů ve strojově čitelném formátu,
• na přenositelnost a kopii poskytnutých zpracovávaných osobních údajů v elektronické podobě,
• může podat podnět či stížnost k prošetření oprávněnosti zpracování svých osobních údajů knihovnou Úřadu na ochranu osobních údajů
• odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, ke kterým dal písemný souhlas. Odvoláním není dotčeno zpracování těch údajů, které knihovna zpracovává na základě plnění smlouvy nebo oprávněného zájmu.